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郑州大学科技查新档案管理规则

科技查新档案管理 是科技管理工作的重要组成部分。为使科技查新工作进一步科学化、规范化、标准化,加强科技项目查新咨询档案的管理,根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定,特制定本档案保管规则如下:

1 、 档案管理内容: 分为文书档案和项目档案两大类。

文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的年检材料和查新工作总结,查新项目登记簿,查新咨询专家数据库和有关业绩材料,以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。

项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。

2 、档案管理要求:

( 1 ) 查新咨询档案属机密性档案,必须指定专人保管。

( 2 ) 每一个查新项目的相关材料由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员,档案保管人员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字。

( 3 ) 查新档案立卷保管,文书档案类按照年度归档;项目档案类按年度编号立卷(编号: ZDT XXXXXXXX 年度流水号 ),分别按一定标准装入档案袋,专柜存放并进入郑州大学查新站电子文档存档。

( 4 ) 查新档案的保管须有固定的场所、专用保密文件柜和专用计算机,并由专人负责管理。

( 5 ) 近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料,须经查新工作负责人批准,办理查阅手续,查阅后,应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅,不准在档案材料上圈点或写字,不得拆卷阅览。

( 6 ) 查新人员按档案管理部门要求,及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家意见、查新员和审核员的工作记录等存档和计算机进行档案管理,及时将查新报告登陆到国家查新工作数据库。

( 7 ) 档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神,严格遵守本档案保管制度,如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。

郑州大学图书馆

2005.6

     
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