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郑州大学科技查新工作规范

依照国家 科技部颁发的《 科技查新机构管理办法》 和《科技查新规范》 (国科发计字〔 2000 〕 544 号)的有关规定, 制定本 规范 。

一、查新的基本原则
   
科技查新应当坚持实事就是、客观公正的原则,保证查新活动的独立性和查新结果的准确性。 查新委托人在处理查新委托事务过程中;查新机构在从事查新活动中;查新咨询专家在提供查新咨询服务过程中应当遵循以下基本原则:
   1.自愿原则:查新委托人有权选择查新机构;查新机构有权接受或者拒绝查新委托。
   查新机构有权选择查新咨询专家;专家有权接受或者拒绝担任查新咨询专家。只有在双方自愿和合法的基础上,双方的聘请关系才能真正确立。
   2.依法查新原则:依法查新是开展查新业务的一项重要原则。从事查新的机构应当是具有查新业务资质的信息咨询机构。
   3.独立、客观、公正原则
   独立原则:查新机构、查新员、查新审核员、查新咨询专家应当是与查新项目无利害关系的第三者。查新机构、查新咨询专家从事的具体查新、查新咨询活动不受任何行政部门控制,也不受其他机关、社会团体、企业、个人、查新委托人等的非法干预;查新咨询专家提供查新咨询意见时不受查新机构的非法干预。 如果查新机构、查新咨询专家认为其独立性受到损害,则可以拒绝进行查新、查新咨询,或中止相应的查新、查新咨询活动,或在查新报告、查新咨询专家意见表中声明。
   客观原则:查新机构应当依据文献,客观地为查新委托人完成查新事务。查新报告中的任何分析、技术特点描述、每一个结论,都应当以文献为依据,符合实际,不包含任何个人偏见。
   公正原则:查新机构在处理查新事务的过程中,应当站在公正的立场上,在遵照《科技查新机构管理办法》和本规范的前提下,公正地为查新委托人完成查新事务。查新机构不可因收取查新费用而偏袒或者迁就查新委托人;查新咨询专家也不能因收取查新咨询费用而迁就查新机构。

二、查新咨询服务的范围
    1. 科技立项(申报各级、各类科技计划项目)
    2. 科技成果鉴定
    3. 申报科技成果奖励
    4. 其它(如博士论文开题、评审等)
    查新委托人是指提出查新需求的自然人、法人或者其他组织。
    查新委托人应当据实、完整地向查新机构提供下列查新所必需的资料:
    ①查新项目的科学技术资料; ②技术性能指标数据; ③查新机构认为查新所必需的其他资料。
    查新委托人应当尽可能提供下列查新所需要的资料:
    ①参考检索词,包括中英文对照的查新关键词(含规范词、同义词、缩写词、相关词)、分类号、专利号、化学物质登记号等。关键词应当从查新项目所在专业的文献常用词中选择;
    ②国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料;③参考文献,列出与查新项目密切相关的国内外文献(含著者、题目、刊名、年、卷、期、页),以供查新员在检索时参考。
    查新委托人所提交的资料应当真实可靠,用词准确,能够满足完成查新事务的需要。

三、查新工作程序与细则
 
 (一)查新受理
    
1 . 受理委托 查新 项目时,承接人员须 判断待查新项目是否属于查新范围;判断待查新项目所属专业是否属于查新业务的受理范围。 超出 查新业务的 受理范围,或缺少必要的数据库或文献资源的不与受理。
    2 . 确定查新员和审核员。
    3. 在准备接受查新委托项目时,查新人员必须首先认真了解项目的实质内容,弄清项目的特点、创造点或该项目与同类研究的不同之处,以交谈为主。 查新委托人不能明确列示查新题目下各个查新点,或查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料的,可以拒绝受理查新委托。
    4 . 若接受查新委托, 应请委托人认真填写《查新课题委托单》,同时 查新机构应当与查新委托人订立查新合同。
    5.与 查新委托人 商定提交查新报告的时间,一般情况下,国内或国外查新需 5 个工作日,国内外查新需 10 个工作日,(如遇国家法定节假日顺延)。
   查新合同
    
对于每一个查新项目,查新机构与查新委托人应当本着“自愿、平等、公平、诚信”的原则依法订立并履行查新合同。
    查新机构接受查新委托时,应当与查新委托人就查新合同的内容进行约定。(具体条款详见查新合同。)
    查新合同应当采用书面形式。根据《中华人民共和国合同法》第十一条,书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。
    查新合同双方应当在查新合同上签字(盖章)。
   (三)文献检索
    
1.检索准备
    查新员应认真、仔细地分析查新项目的资料、查新委托人提出的查新点与查新要求;了解查新项目的科学技术特点, 明确检索目的。 根据检索目的确定主题内容的特定程度和学科范围的专指程度,使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容。 确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。 制定周密、科学而具有良好操作性的检索策略。
    2.检索年限
    检索文献的年限应当以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据,一般应从查新委托之日前推10年以上,对于查新合同中另有约定的,按约定执行。
    3.检索方法和途径的选择
    根据查新项目所属专业的特点、检索要求和检索条件确定检索方法。确定检索途径。以机检方法为主、手检方法为辅。除利用检索工具书和数据库外,必要时还需补充查找与查新项目内容相关的现刊,以防漏检。此外,还应当注意利用相关工具书如手册、年鉴等。
    4.联机检索策略的确定
    需进行联机检索时,应在制定检索策略之前,摸清有关文献的分布情况,然后选择相应的数据库。对被选中的数据库,应尽可能地摸清其编排方式和主题词选择等规范。切忌凭空想象和经验上机。
    在联机检索中,应注意以下几点:
    (1)正确选用主题词和编写检索策略。查新人员要与 查新委托人 认真交换意见,充分
    理解课题的实质内容和 查新委托人的 委托要求,以便确定检索词和检索策略,选用检索词要慎重,注意选用国外惯用的技术用语,对 查新委托人 提供的检索词要认真复核,注意对课题隐含概念的提取。编制检索策略要注意各个数据库的特点,必要时可编制多个方案,经 查新委托人 同意后再上机检索。
    (2)凡能用分类号检索的,在用“词”检索的同时,再用分类号检索,以便检索结果相对集中,避免漏检。
    (3)机检结果为零的课题应慎重处理。正常情况下,一方面应再次审核所用检索词和策略是否正确,另一方面,采用分式检索或取消有关专指性很强的检索词,再次上机,直至查到有关文献。
    5.检索结果的检验和调整 在文献检索实际工作中,常常会出现检索结果不理想,还需要进行检验和调整。检验和调整有以下几种方式:
    (1)增加新的相关数据库检索。
    (2)从主题词途径检出的文献用分类检索途径来检验。
    (3)从数据库设置的其他字段检验主题词检索结果。
    (4)扩大、缩小检索范围。 对于检出的记录文献太少时,应当扩大检索范围;当检出的记录文献过多时,应当优化检索策略,缩小检索范围。
   (四)出具查新报告
   
 查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述。查新机构应当在查新合同约定的时间内向查新委托人出具查新报告。
    1.查新报告应当采用科学技术部规定的格式;内容符合查新合同的要求;提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。
    2.查新报告应当采用描述性写法,使用规范化术语,文字、符号,计量单位应当符合国家现行标准和规范要求;查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论,都应以客观事实和文献为依据,完全符合实际,不包含任何个人偏见。
    3.查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况,不得误导。查新员应当根据查新项目的科学技术要点,将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。 通过对 检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析,给出对查新项目新颖性的判断结论。
    4.查新结论得出,由查新员填写查新报告。
    5.审核员根据“科技查新规范”、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果,对查新程序和查新报告进行审核。
    6.有效的查新报告应当具有查新员和审核员的签字,加盖查新机构的科技查新专用章,同时对查新报告的每一页进行跨页盖章。
    7.查新报告应当包括经查新员、审核员签字的声明。声明的内容可以参考下面的内容进行撰写。
    (1)报告中陈述的事实是真实和准确的。
    (2)我们按照科技查新规范进行查新、文献分析和审核,并作出上述查新结论。
    (3)我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关,也与本报告的使用无关。
    8.完成查新报告后,按合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件。
    9.文件归档 ,查新员按照档案管理的要求,及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等存档。

四、文件归档
    查新机构应当做好查新档案的管理工作。
    查新档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。
    文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的年检材料和查新工作总结,查新项目登记簿,查新咨询专家数据库和有关业绩材料,以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。
    项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。
    查新档案应当立卷保管,文书档案按年度归档,项目档案按项目立卷。查新档案的保管须有固定场所和专用保密文件柜,用计算机进行档案管理,并由专人负责管理。
    每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员,档案保管人员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字。
    档案保管年限:文书档案应当长期保管,项目档案一般保管五年,逾期档案可予销毁。销毁档案须经所在单位主管领导批准,并建立销毁登记。
    收集委托人反馈意见,并存档。

五、查新人员职责
    1、查新人员应本着“质量第一”的宗旨,以严谨的科学态度,实事求是的精神,认真从事查新工作。
    2、查新人员对委托项目必须严格保守技术秘密,未经委托人的同意,不得擅自将技术资料交他人使用,违者将按有关法规追究责任。
    3、查新人员必须按委托内容进行查新,按时提交查新报告。
    4、查新人员应按委托方要求受理加急或扩大查新服务,根据规定核收相应的费用。

郑州大学图书馆
2005年6月修订

     
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